Velocità e agilità: le parole d’ordine per l’implementazione dell’ERP cloud

Dopo aver definito l’importanza dell’utilizzo del giusto software ERP cloud per la propria azienda nel precedente articolo, vediamo ora nel dettaglio le differenze tecniche tra i principali tipi di Enterprise Resource Planning.  

Tre tipi di cloud ERP

Il software ERP cloud viene eseguito sulla piattaforma di cloud computing di un provider, invece che on-premises nel data center di un’azienda. Qui vediamo quali opzioni di ERP cloud sono disponibili:

• Multi-tenant software as a service. Ogni cliente condivide l’applicazione software e un singolo database, ma i dati e il sistema ERP di ogni tenant sono isolati e rimangono invisibili agli altri tenant. Questo tipo di architettura consente lo scambio di servizi, database, risorse e applicazioni, in questo modo il costo sarà contenuto rispetto a una struttura a tenant singolo.
• Single-tenant SaaS. Ogni utente ha un server dedicato e un’infrastruttura di supporto. I prodotti single-tenant non possono essere condivisi tra i clienti. In questo caso i dati e il sistema ERP di un cliente sono circondati da sistemi di altri clienti. Gli utenti possono personalizzare il software in base alle loro esigenze.
• Cloud privato. Un’organizzazione che usa una configurazione di cloud privata non condivide le risorse con altri utenti, perché si tratta di un ambiente a tenant singolo. Un cloud ERP privato può anche essere eseguito interamente in sede in aziende che costruiscono le proprie infrastrutture cloud, o su infrastrutture fornite da terze parti.

Alcune aziende potrebbero optare per un’implementazione ERP cloud ibrida. L’uso di un ambiente ibrido permette di spostare alcune funzioni nel cloud, mantenendo i dati proprietari on-premises. Altrimenti è possibile archiviare i dati sensibili in un ambiente cloud e mantenere alcuni processi in loco. Questo approccio è la soluzione migliore per chi non è ancora pronto ad attuare una migrazione completa su cloud.

ERP cloud o on-premises?

Un ERP on-premises, o tradizionale, è un software che viene acquistato e installato sui server proprietari del cliente. Per installare eventuali aggiornamenti, ci sono costi aggiuntivi. Per poter utilizzare gli ERP on-premises i clienti devono acquistare l’hardware di server fisici.

Un ERP cloud ha la stessa complessità ed efficienza di un ERP on-premises, ma non vi è la necessità di acquistare la parte hardware. Per un ERP cloud bastano un nome utente, una password e una connessione a internet. In questo caso il provider dell’ERP distribuisce il sistema sui propri server e gestisce personalmente l’hardware, fornendo direttamente al cliente il prodotto finale.

I software ERP cloud hanno un prezzo su base mensile o annuale, con costi addizionali per supporto, formazione e installazione di app aggiuntive e aggiornamenti. Il sistema è modulare e le aziende pagano solo per le risorse che effettivamente utilizzano. Man mano che le esigenze cambiano, gli utenti hanno la possibilità di aggiungere o togliere risorse dal cloud.

Il prezzo del software ERP on-premises prevede una tariffa basata su una licenza perpetua, che varia in base alle dimensioni dell’azienda o sul numero di utenti simultanei. Anche se ci sono commissioni ricorrenti per il supporto, la formazione e gli aggiornamenti, un sistema ERP on-premises è considerato una spesa in conto capitale perché risulta essere un grande investimento iniziale per l’azienda.

“In genere, è più facile modificare i sistemi ERP locali” ha dichiarato Chris Rechtsteiner, vicepresidente marketing del provider di infrastrutture IT ServerCentral Turing Group. “Se è on-premises puoi personalizzarne il 100%, fino allo schema dei dati” ha affermato. Il processo è diverso quando si personalizzano i sistemi ERP cloud. “Quello che non puoi fare con l’ERP cloud è entrare e iniziare a modificare il modello di dati sottostante, nello stesso modo in cui puoi farlo su locale” ha spiegato Rechtsteiner.

Un’altra differenza tra ERP locale e cloud è il grado di controllo degli utenti, ha detto Tim Faith, analista di Gartner. Nell’ERP on-premises il cliente ha il controllo totale perché sta amministrando autonomamente il software.

Il momento giusto per un’implementazione ERP cloud

Un’azienda potrebbe decidere di spostare il proprio sistema ERP locale nel cloud quando la propria attività o il settore sta subendo cambiamenti importanti. Questo è un buon momento per iniziare a guardare ai vantaggi che il cloud potrebbe portare nell’azienda. L’ondata di trasformazioni digitali accelerata dal COVID-19 sta costringendo le aziende a chiedersi come vogliono apparire nei prossimi anni.

In questa fase di incertezza e digitalizzazione del lavoro, le nuove esigenze hanno infatti portato molte aziende a lanciarsi sull’ERP cloud. Alcune aziende che avevano avviato il processo di migrazione hanno però sospeso i loro piani o sono state costrette a rallentare il ritmo per via dell’interruzione causata dalla pandemia COVID-19.

Questo perché è necessario  trovare il momento giusto per migrare da locale a cloud, eseguendo attente valutazioni preliminari. Nello specifico, prima di scegliere di passare al ERP cloud, le aziende dovrebbero esaminare le personalizzazioni che hanno fatto negli ultimi 10 o 15 anni nei prodotti on-premises. Alcune di queste si rivelano necessarie per gestire le attività, altre potrebbero non essere così utili, anzi potrebbero essere considerate addirittura dei “debiti tecnici”.

I debiti tecnici sono tutti quegli interventi “quick and dirty” che permettono il funzionamento dell’esistente, ma che rimandano la necessaria reingegnerizzazione. In termini economici si ottiene un risparmio, ma si accumula un debito relativo all’obsolescenza, che andrà pagato con importanti interventi tecnici.

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